Nguồn: PRD Core Flow đặt hàng v0.4 (30/09/2026, cập nhật 01/10/2026). Người soạn: Hoàng Trọng Thanh Tùng (Product Manager PrintUp). Người duyệt: Nguyễn Hoàng Nam (CEO PrintUp). Mã BR-xx, QT-xx trong mục User stories là mã của PRD v0.4, khác mã cùng tên ở trang Trạng thái & quy tắc và danh mục FR lưu trữ.

Email PrintUp gửi khách trong luồng đặt hàng. Mỗi email gắn với một sự kiện; hệ thống gửi đúng một lần cho mỗi lần sự kiện xảy ra và ghi vào nhật ký email đã gửi. Trạng thái ST-xx, tác vụ J-xx và trường hợp TH-xx ở Phụ lục A.

Khung chung

Biến dùng chung: {tên khách} · {mã đơn} · {sản phẩm} (mã, tên × số lượng, mỗi mục một dòng) · {tổng} · {tỷ lệ cọc} · {tiền cọc} · {còn lại} · {ngày giao dự kiến} · {link đơn} · {phiên bản chính sách}. Tiền và ngày theo định dạng ở Phụ lục A, mục A.1.

Danh sách email

Nội dung từng email

Mỗi email: các đoạn nội dung theo thứ tự, rồi bảng thông tin. Phần trong {…} là biến hoặc đoạn có điều kiện.

E-01 Chào mừng – kích hoạt tài khoản

Chào {tên khách},

PrintUp đã tự tạo tài khoản cho bạn từ đơn {mã đơn}. Đặt mật khẩu để theo dõi đơn và nhắn tin với PrintUp.

Link kích hoạt có hiệu lực {n} giờ.

• Email đăng nhập: {email}

E-02 Đã nhận đơn hàng

Cảm ơn bạn đã đặt hàng. PrintUp sẽ kiểm tra file và phản hồi trong giờ làm việc.

Giá đã khóa theo đơn. Bạn chưa cần thanh toán lúc này.

• Sản phẩm: {sản phẩm}
• Tổng đơn (gồm phí giao): {tổng}
• Hình thức giao: {Giao thông thường / Yêu cầu giao hàng nhanh, ngày {ngày}}
• Địa chỉ giao: {địa chỉ}
• Mã giới thiệu: {mã hoặc “Không có”}
• Giao dự kiến: {ngày giao dự kiến}

Các bước tiếp theo: (1) PrintUp kiểm file và gửi bản duyệt; (2) bạn duyệt bản in và chốt file; (3) cọc {tỷ lệ cọc}% = {tiền cọc} trong {n} ngày sau khi chốt file; (4) thanh toán {100 − tỷ lệ cọc}% còn lại khi hàng xong, trước khi giao. Ngày giao tính từ lúc chốt file.

Điều khoản bạn đã đồng ý: Chính sách và điều khoản đặt hàng phiên bản {phiên bản chính sách}, lúc {giờ} {ngày}. Bản sao đính kèm email này.

E-03 Xác nhận hạn giao mong muốn

PrintUp có thể giao trước {ngày muốn nhận} với phụ phí giao nhanh. {Nếu không đáp ứng được: “PrintUp chưa đáp ứng được ngày {ngày muốn nhận}. Ngày sớm nhất PrintUp giao được là {ngày}.”}

Bạn chấp nhận phụ phí, đổi sang giao thông thường hoặc hủy đơn trên trang đơn.

• Phụ phí giao nhanh: {số tiền}
• Tổng mới nếu chấp nhận: {tổng mới}

E-04 Báo giá thiết kế

Bạn chọn PrintUp thiết kế. Bạn đồng ý báo giá để bộ phận thiết kế bắt đầu.

• Phí thiết kế: {số tiền}
• Lần chỉnh sửa miễn phí: {n}

E-05 File in chưa đạt

Bộ phận kỹ thuật đã kiểm file và thấy các lỗi dưới đây. Bạn chỉnh và tải lại file trên trang đơn.

• Lỗi 1…n: {mô tả lỗi}. Ví dụ: Thiếu tràn lề 3 mm ở mặt hông · Ảnh logo 150 dpi, cần từ 300 dpi · Font chưa chuyển outline · Link không tải được.

E-06 Bản duyệt in đã sẵn sàng

File đã đạt tiêu chuẩn in. Bạn xem bản duyệt và chốt file.

Sau khi chốt, file bị khóa và ngày giao bắt đầu được tính. Màu in thực tế có thể chênh lệch so với màn hình.

E-07 Yêu cầu cọc

Bạn đã chốt file lúc {giờ} {ngày}. Vui lòng chuyển khoản cọc {tỷ lệ cọc}% để đơn vào sản xuất.

Quét mã QR trên trang đơn: số tiền và nội dung đã điền sẵn. PrintUp không thu tiền khi giao hàng (không COD).

Quá {n} ngày chưa cọc, đơn tự hủy và giá đã khóa hết hiệu lực.

• Số tiền cọc: {tiền cọc}
• Nội dung chuyển khoản: {mã đơn} COC
• Tổng đơn: {tổng}

E-08 Nhắc cọc

Đơn {mã đơn} đã chốt file nhưng PrintUp chưa nhận tiền cọc.

Bạn cọc trước {giờ} {ngày} để giữ giá và lịch sản xuất. Sau thời điểm này đơn tự hủy.

• Số tiền cọc: {tiền cọc}
• Nội dung chuyển khoản: {mã đơn} COC

E-09 Đơn tự hủy do chưa cọc

Đơn {mã đơn} đã tự hủy vì quá {n} ngày kể từ khi chốt file mà PrintUp chưa nhận tiền cọc. Giá đã khóa hết hiệu lực.

Bạn chưa thanh toán nên không phát sinh tiền. Bạn có thể đặt đơn mới bất kỳ lúc nào.

E-10 Đã nhận tiền cọc

PrintUp đã nhận tiền cọc. Đơn đang chờ bộ phận sản xuất xác nhận.

• Đã nhận: {tiền cọc}
• Còn lại (trả khi hàng xong): {còn lại}

E-11 Mẫu thử đang được gửi

Mẫu thử đã làm xong và đang được gửi. Khi nhận, bạn duyệt mẫu hoặc yêu cầu chỉnh trên trang đơn.

Mẫu bạn duyệt là chuẩn đối chiếu về màu, chất liệu và quy cách cho cả đơn.

• Vận chuyển mẫu: {đơn vị} · dự kiến nhận {ngày}

E-12 Đơn đã vào sản xuất

Bộ phận sản xuất đã nhận đơn.

Bạn vẫn hủy được cho tới khi PrintUp đặt nguyên vật liệu.

• Dự kiến thành phẩm: {ngày}

E-13 Đã đặt nguyên vật liệu

PrintUp đã đặt nguyên vật liệu cho đơn của bạn.

Từ mốc này đơn không hủy và không hoàn cọc được theo chính sách hiện tại.

E-14 Hàng đã xong – thanh toán còn lại

Hàng đã hoàn thành. Bạn thanh toán phần còn lại để PrintUp bàn giao vận chuyển.

Hóa đơn điện tử xuất sau khi thanh toán đủ. {Nếu thiếu thông tin hóa đơn: “Bạn cần bổ sung thông tin xuất hóa đơn trên trang đơn trước khi mã QR hiện ra. Doanh nghiệp cần tên, mã số thuế, địa chỉ. Cá nhân cần họ tên, CCCD, địa chỉ.”}

• Số tiền: {còn lại}
• Nội dung chuyển khoản: {mã đơn} CUOI

E-15 Nhắc thanh toán lần {n}

Đơn {mã đơn} chưa thanh toán phần còn lại. Hàng đang để tại xưởng.

{Lần 3: “Từ ngày {ngày thứ 8}, đơn chuyển sang tạm dừng.”} Quá 30 ngày kể từ ngày gửi yêu cầu thanh toán ({ngày}), đơn bị hủy và PrintUp giữ toàn bộ tiền cọc.

• Còn phải trả: {còn lại}
• Nội dung chuyển khoản: {mã đơn} CUOI

E-16 Đã thanh toán đủ · Hóa đơn điện tử

PrintUp đã nhận đủ 100% giá trị đơn. Hóa đơn điện tử đính kèm email này. {Khi xuất thủ công và chưa có hóa đơn: “Kế toán sẽ gửi hóa đơn điện tử tới {email nhận hóa đơn}.”}

• Đã thanh toán: {tổng}
• Số hóa đơn: {số}
• Đơn vị mua: {tên công ty · MST} hoặc {họ tên}

E-17 Đơn đang được giao

Đơn đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

• Đơn vị vận chuyển: {tên}
• Mã vận đơn: {mã}
• Người nhận: {tên} · {số điện thoại}

E-18 Giao hàng không thành công lần {n}/3

Đơn vị vận chuyển chưa giao được hàng: {lý do}.

{Lỗi do khách: “Để giao lại, bạn thanh toán phí giao lại và phí hoàn trên trang đơn; PrintUp đặt lượt giao mới sau khi nhận phí.”} {Lỗi do PrintUp hoặc đơn vị vận chuyển: “PrintUp chịu phí giao lại và hẹn giao lại vào {ngày}.”}

Quá 30 ngày kể từ lần liên hệ giao đầu tiên ({ngày}) mà bạn chưa nhận hàng, đơn bị hủy và hàng bị cắt hủy, không hoàn tiền.

• Lần giao: {n}/3
• Phí giao lại: {số tiền hoặc “PrintUp chịu”}
• Nội dung chuyển khoản (nếu có phí): {mã đơn} GL

E-19 Đã giao hàng thành công

Bạn kiểm hàng và xác nhận đã nhận trên trang đơn.

Nếu thiếu hoặc lỗi, tạo khiếu nại kèm ảnh hoặc video trong {n} ngày kể từ khi nhận hàng. Sau {n} ngày không xác nhận và không khiếu nại, hệ thống ghi nhận đơn đã giao thành công.

E-20 Xác nhận hủy đơn

Đoạn đầu theo lý do hủy:

• Khách hủy trước khi cọc: Đơn đã hủy theo yêu cầu của bạn. Bạn chưa thanh toán nên không phát sinh hoàn tiền.
• Khách hủy sau khi cọc: Đơn đã hủy trước mốc đặt nguyên vật liệu. Kế toán hoàn {số tiền hoàn} trong 7 ngày làm việc (tiền cọc trừ phí thiết kế và phí mẫu đã thực hiện).
• Khách từ chối phụ phí giao nhanh và chọn hủy: Đơn đã hủy theo lựa chọn của bạn. Không phát sinh tiền.
• Quá hạn thanh toán cuối: Đơn đã hủy vì quá 30 ngày chưa thanh toán phần còn lại. PrintUp giữ toàn bộ tiền cọc để bù chi phí sản xuất và cắt hủy hàng mang thương hiệu của bạn.
• Không nhận hàng: Đơn đã hủy vì quá 30 ngày kể từ lần liên hệ giao đầu tiên mà bạn không nhận hàng. Hàng đã được cắt hủy, không hoàn tiền.
• Nội dung vi phạm: Đơn đã hủy vì nội dung in vi phạm mục 7 chính sách đặt hàng. PrintUp hoàn {số tiền hoàn} trong 7 ngày làm việc.
• PrintUp giao trễ: Đơn đã hủy theo yêu cầu của bạn do PrintUp giao trễ. PrintUp hoàn toàn bộ {số tiền} trong 7 ngày làm việc.

Bảng: Tiền đã thanh toán = {số tiền} · Số tiền hoàn = {số tiền hoặc “Không có”}.

E-21 Nhận thiếu tiền

PrintUp đã nhận {số tiền nhận} cho đơn {mã đơn}, còn thiếu {số tiền thiếu} so với yêu cầu. Đơn chưa đổi trạng thái.

Bạn chuyển bổ sung với nội dung {mã đơn} BS; Kế toán ghi nhận và cập nhật đơn.

• Cần chuyển thêm: {số tiền thiếu}
• Nội dung chuyển khoản: {mã đơn} BS

E-22 Cập nhật ngày giao dự kiến

Ngày giao dự kiến của đơn {mã đơn} thay đổi từ {ngày cũ} sang {ngày mới}. Lý do: {lý do}.

{Nếu lỗi PrintUp: “PrintUp hoàn phụ phí giao nhanh (nếu có).”} {Nếu trễ quá {n} ngày làm việc: “Bạn có thể yêu cầu hủy đơn và được hoàn toàn bộ tiền đã thanh toán.”}

E-23 Đã nhận khiếu nại

PrintUp đã nhận khiếu nại {mã KN}. PrintUp phản hồi trong 1 ngày làm việc và kết luận trong 5 ngày làm việc.

• Nội dung: {nội dung}
• Ảnh/video: {số tệp}

E-24 Kết quả xử lý khiếu nại

PrintUp đã xử lý khiếu nại {mã KN}.

• Kết luận: {kết luận}
• Hướng xử lý: {In bù {số lượng} / Hoàn {số tiền} / Không chấp nhận: {lý do}}
• Thời gian thực hiện: {ngày}

E-25 Đã hoàn tiền

PrintUp đã hoàn tiền cho đơn {mã đơn} về tài khoản bạn đã chuyển.

• Số tiền hoàn: {số tiền}
• Ngày chuyển: {ngày}
• Mã giao dịch: {mã}

E-26 Đã nhận yêu cầu báo giá

PrintUp đã nhận yêu cầu báo giá {mã YC} và sẽ phản hồi trong {thời hạn}.

• Sản phẩm: {sản phẩm}
• Kích thước: {kích thước}
• Số lượng dự kiến: {số lượng}
• Ngày cần hàng: {ngày hoặc “Không có”}

E-27 Báo giá

PrintUp gửi báo giá cho yêu cầu {mã YC}. Báo giá có hiệu lực đến {ngày}; sau ngày này báo giá tự khóa.

• Quy cách: {quy cách}
• Số lượng: {số lượng}
• Đơn giá: {đơn giá}
• Thành tiền: {thành tiền}
• Ghi chú: {ghi chú}

E-28 Link đăng nhập

Bấm nút dưới đây để đăng nhập PrintUp. Link dùng một lần, có hiệu lực {n} giờ.

Nếu bạn không yêu cầu, bỏ qua email này.

E-29 Đặt lại mật khẩu

Bạn vừa yêu cầu đặt lại mật khẩu. Link có hiệu lực {n} giờ.

Nếu bạn không yêu cầu, bỏ qua email này; mật khẩu hiện tại vẫn dùng được.

Cập nhật lần cuối 01/10/2026 bởi Hoàng Tùng · 6b3bfefc · Lịch sử thay đổi